Kantor tak ubahnya jantung tempat semua anggota karyawan memulai aktivitasnya. Namun tidak hanya itu, kantor juga memiliki peran penting untuk dijadikan tempat pertemuan antara owner dan client. Kantor yang apik kerap kali menentukan kredibilitas sebuah perusahaan. Mereka yang mampu mendesain kantor dengan rapi, bersih, elegan, dan menawan tentu mampu menarik perhatian client dengan lebih maksimal lagi. Seolah menjadi nilai lebih terhadap kualitas perusahaan itu sendiri.

Bagi perusahaan tentu mobilitas kerja akan dibagi-bagi sesuai tugas dan job desk masing-masing agar lebih tertata dan tidak tumpang tindih. Biasanya pembagian ini didasarkan pada divisi-divisi. Semakin banyak divisi artinya semakin banyak kepentingan dan pekerjaan khusus di bidangnya masing-masing. Misalnya divisi perencanaan dan pengembangan akan berbeda dengan divisi marketing. Maka dibutuhkan ruang khusus untuk memisahkan masing-masing fungsi divisi. Tujuannya adalah agar para karyawan dan staff lebih fokus mengerjakan tugas sesuai dengan job desk mereka, meminimalisir tertukarnya berkas dan tidak terganggunya komunikasi karena berada dalam ruangan yang tercampur dengan divisi dan kepentingan lain.

Untuk itu, penting dalam mempertimbangkan kantor untuk membagi-bagi ruangan berdasarkan divisi. Hal ini bisa disiasati dengan tata letak kantor yang diberikan sekat ruangan untuk mengoptimalkan luas yang ada. Berikut ini kami berikan beberapa tips dalam mengatur tata letak kantor yang memiliki banyak divisi.

Pertimbangkan Biaya, Gunakan Konsep Ruangan Kantor Tertutup

Terdapat dua konsep dalam membangun teta letak kantor yaitu konsep terbuka dan tertutup. Konsep terbuka memungkin para karyawan memiliki ruang gerak yang lebih bebas dan leluasa. Dengan konsep ini pula akan menyisakan lebih banyak ruangan kosong karena meminimalisir pembagian ruangan secara terpisah. Namun, salah satu kelemahan dari konsep ruangan terbuka di kantor adalah akses para karyawan untuk saling terlibat pembicaraan di luar konteks pekerjaan. Seperti suka mengobrol dan merumpi.

Karena itu muncul konsep kedua di mana kantor menggunakan konsep ruangan tertutup. Dimana terdapat pembatas ruangan yang bisa menjaga privasi masing-masing karyawan. Dengan memisahkan ruangan artinya para karyawan dan staff bisa lebih fokus untuk mengerjakan tugas mereka. Namun pembagian ruangan dengan konsep tertutup akan membatasi komunikasi antarkaryawan.

Baca juga: Harus Coba 4 Desain Interior Kekinian Yang Bikin Pelanggan Nyaman

Maka dari itu, kembali lagi pada budget perusahaan. Baik konsep terbuka maupun konsep tertutup memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Namun jika budget yang dimiliki cukup tinggi, maka ruangan dengan konsep tertutup bisa menjadi lebih maksimal. Sebab masing-masing divisi dapat berkeja dengan lebih fokus, dan hasilnya pun menjadi lebih maksimal. Sementara untuk mengatasi komunikasi antarpegawai maka bisa digunakan sambungan telpon atau intercom.

Relasi Antardivisi

Dalam mengelola tata letak kantor ada baiknya untuk mempertimbangkan arus kerja antar divisi. Beberapa divisi yang memiliki tugas saling berkaitan diletakkan berdekatan. Sebab hal ini akan mempengaruhi efektifitas kerja dan waktu para karyawan. Sebagaimana yang tercantum dalam dua asas dari empat asas pokok penataan interior kantor bahwa tata letak kantor diusahakan menggunakan aturan jarak terpendek serta merunut jalannya pekerjaan. Antardivisi dapat dipisahkan dengan menggunakan sekat ruangan. Hal ini dimaksudkan agar dalam proses penyelesaian pekerjaan tidak ada waktu dan tenaga yang terbuang sia-sia hanya karena masalah jarak. Baik tata letak secara horizontal maupun vertikal harus dimaksimalkan sesuai dengan urutan proses pekerjaan.

Maka menentukan letak divisi menjadi amat penting dalam efektivitas kerja suatu perusahaan. Selain itu, penting untuk memisahkan ruang kerja dengan ruang pertemuan yang ditujukan untuk meeting dan laporan rutin. Untuk mengoptimalkan ruang secara horizontal maka ruang khusus bisa dibangun dengan memberikan pembatas ruangan yang terbuat dari kaca dan kedap suara agar suara dari luar tidak mengganggu jalannya pembicaraan.